1. Notes de frais
  2. Achats
  3. Fournitures
  4. Frais de déplacement (hôtel, avion, train)
  5. Réservation véhicules ECAM LaSalle

Avant d’engager des frais supérieurs à 400€ TTC, l’accord de la Direction doit être obtenu.

1. Notes de frais

Pour tout remboursement :

  • Renseigner le document « Notes de frais » accessible depuis votre Disque local (C:) / Modèles
  • Faire valider le document par le responsable hiérarchique direct
  • Transmettre le document au service comptabilité, avec les justificatifs (factures, ordre de mission), dans un délai maximum de 1 mois après l’engagement des frais de mission.

Les remboursements de frais de déplacement effectués avec son véhicule personnel ne sont recevables que dans la mesure où aucun véhicule ECAM LaSalle n’est disponible. Ils sont effectués sur la base de 0,30 € par km. Il faut fournir au service Comptabilité la carte grise du véhicule en plus du document justificatif.

Les déplacements dans le périmètre de la ville doivent être effectués en transports en commun. Des tickets sont disponibles à l’Accueil.

2. Achats

La procédure de commande est la suivante :

  • Établir le document de consultation disponible sur \\lune\Services et Poles\Achats\Achats info pour tous
  • Réaliser une consultation auprès de plusieurs fournisseurs (3 sauf cas particuliers)

Si le montant de la commande est inférieur ou égal à 400€ TTC : valider la commande avec le responsable hiérarchique.

Si le montant est supérieur à 400€ TTC : faire valider la commande par le responsable hiérarchique et le directeur général.

  • Conserver une copie de la commande dans le service.

Les contrats engageant des dépenses récurrentes doivent être transmis à la direction financière pour archivage.

3. Fournitures

  • Consulter le catalogue des fournitures en ligne via notre fournisseur Lyon Bureau
  • Remplir le fichier de commande dans Excel (Fichier / Nouveau / Partagé / ECAM Administratif / FOR-Commande de fournitures de bureau)
  • Faire signer le document par le responsable hiérarchique
  • Transmettre par mail le pdf signé à l’Accueil (infos@ecam.fr)

Les responsables de service sont en charge de l’approvisionnement des consommables nécessaires aux activités propres au service : articles de bureau, petit mobilier, etc… ECAM sélectionne régulièrement les fournisseurs avec lesquels elle travaille, et négocie les prix.

4. Frais de déplacement (hôtel, avion, train)

Chaque salarié de l’établissement doit passer par la plateforme de réservation ailleursbusiness, dont lien ci-dessous.

Lors de votre première connexion, vous devez remplir votre profil et passer ces étapes :

  • Changer votre mot de passe (6 caractères minuscules avec 1 chiffre)
  • Renseigner votre numéro de téléphone et passeport
  • Ajouter vos éventuelles cartes de réduction et fidélité

Des documents sont à votre disposition sur le processus de :

Les réservations d’hôtel, de train, d’avion doivent impérativement être faite via la plateforme, sauf accord préalable de la direction financière (faire une demande par mail).

Pour plus d’informations, vous pouvez contacter ida.cafaro@ecam.fr

Concernant les hôtels, les plafonds de prise en charge par l’établissement sont de :

  • Paris, pays européen : 100€
  • Province, Asie : 80€

5. Réservation véhicules ECAM LaSalle

Il est possible de faire une demande de réservation d’un véhicule via Outlook (il se réserve comme une salle) :

  • A partir du carnet d’adresse ouvrir le calendrier « Véhicules Ecam » et voir les disponibilités
  • Lors de votre prise de RDV sur votre agenda Outlook, vous envoyez votre demande à « Véhicules Ecam » précisant :
    – Le véhicule choisi (C4 ou Sharan)
    – Le motif du RDV
    – Le lieu du RDV
    – La date et la plage horaire demandées
  • La demande sera validée « au même titre qu’une salle de cours » par la Conciergerie.

/!\ RAPPEL /!\
Un carnet de bord est mis à disposition avec les papiers et les clés du véhicule.
Merci de le compléter après chaque utilisation et de noter, le cas échéant, les anomalies constatées.

Le Sharan est un véhicule à boîte automatique.

Pierre-Olivier et Simon sont à disposition pour tout complément d’informations.

L’usage des transports en commun reste le norme pour les déplacements urbains, des tickets TCML sont également à disposition auprès de la conciergerie.